INTRĂRI/IEȘIRI

• permite gestiunea relatiei cu canalele de intrare/iesire din institutie (posta, curieri, electronic, etc), generare borderouri/etichete
  • fara scanare, doar culegerea datelor de pe solicitări
  • pe hartie -captura/scanare si alocare automata
    • documentele venite pe hartie sunt etichetate manual cu cod QR si scanate individual sau in loturi
    • sistemul aloca automat (fara interventie umana) fisierul scanat la numarul de inregistrare aferent
  • pe mail
    • sistemul poate gestiona una sau mai multe casute de mail unde intra mesaje cu fisiere
    • inregistrare manuala/automata mesaje in registrul de intrare/iesire cu preluarea informatiilor/fisierelor
  • alte module cu care se integreaza nativ (eFactura, ePortal-Portal servicii electronice) sau prin API-uri (Impozite si taxe, GIS, etc)

ÎNREGISTRAREA SOLICITĂRILOR

• dispune de mecanism automat și auditabil de înregistrare număr unic secvențial incremental (acordarea numerelor de înregistrare constrolată de către sistem) a lucrărilor pentru fiecare registru, integrat cu mesageria electronică, registrele instituției și cu platforma de semnare electronică.
• toate lucrările obligatoriu înregistrate în registrul unic de corespondență; control deplin asupra tuturor intrărilor/ieșirilor/interne.
• gestiune separată a activităților după lucrări sau documente(o lucrare = mai multe documente cu numere unice incrementale, un document există intr-o singura lucrare).
• alocarea incrementală a numerelor de înregistrare pe fiecare document și registru.
• fiecare număr de înregistrare gestionat si evidentiat în registrul din care a primit număr de înregistrare este însoțit de detalii relevante pentru registrul respectiv (ex data și ora exactă când a fost alocat, tipul de documente din care face parte);
• sunt gestionate urmatoarele registre:Registrul de intrare/iesire, Registrul de petiții, Registrul cereri Acces informatii Publice, si orice alt registru definit/configurat de beneficiar

CIRCULAȚIE INTERNĂ (WORKFLOW)

• evidentiaza transmiterea (transferul) documentelor (fizic si electronic) intre utilizatori/nivele cu respectarea drepturilor de acces
• permite generarea borderourilor de transfer dupa diverse criterii

PLATFORMA DE SEMNARE ELECTRONICĂ

• semnarea fisierelor pdf ad-hoc sau pe baza de fluxuri de semnare cu semnaturi personalizate
• definirea fluxului de semnare inca din faza de intocmire a documentului Word
• semnarea cu certificate stocate pe stick(CertSign, STS, DigiSign, etc) sau in cloud (STS)
• posibilitatea de sigilare/aplicare stampila personalizata pe documente

CĂUTAREA ȘI REGĂSIREA INFORMAȚIEI

• permite cautarea dupa orice informatie introdusa in sistem
• filtrarea dupa data operarii, operator, fisiere atasate, criterii de relevanta
• cautarea inclusiv in continutul ocr-izat al fisierelor atașate

OPERAREA DOCUMENTELOR

• fiecare utilizator poate opera documente in nume propriu sau ca delegat de alt functionar
• repartizarea in cadrul nivelului, trimiterea la aprobat/avizat, transfer la alt utilizator/nivel, rezolutii, stabilirea nivelului de acces si a securitatii
• documentele pot fi clasificate, indosariate, conexate, versionate, re-incadrate
• adaugarea/generarea automata cu sablon a actelor de iesire, inclusiv din module integrate, versionare, observatii
• semnarea/sigilarea electronica a fisierelor pdf
• rezolvarea documentelor (individual/in bloc) cu precizarea detaliilor de rezolvare, arhivare si expediere
• vizualizarea online integrata a fisierelor pdf, si office (docx, xlsx, pptx)

PLATFORMA ELECTRONICĂ DE ARHIVARE

complet auditabilă (asigură jurnalizarea accesului funcționarilor la documente, motivul accesării acestora, toate operațiunile efectuate cu documentul respectiv și detalii despre semnatarii documentului.

Arhivă istorică retro digitalizată

• Stocarea electronică organizată a documentelor într-un spațiu centralizat
• posibilitatea de asociere meta-date pentru fiecare document;
• Import în arhiva electronică a documentelor obținute în urma retro-digitalizării, împreună cu fișierele asociate ce conțin meta-date
• Definirea schemei de arhivare (atribute universale pentru fiecare document);
• Arhivare selectivă bazată pe datele din nomenclatorul de arhivare;
• Gestiune nomenclator de arhivare conform Legii 16/1996;

Arhiva electronică curentă

• Popularea arhivei operaționale utilizând captura de documente;
• Versionarea automată a documentelor, permițând păstrarea tuturor versiunilor prin care trece un document / o înregistrare;
• Colectarea automată a meta datelor documentelor și salvarea lor
• Scanarea documentelor pe hârtie și încărcarea acestora în sistem;

RESTRUCTURARE CONȚINUT

Gestiunea structurii unuia sau mai multor fișiere. Operații implementate redenumire, concatenare/ salvare pe diverse nomenclatoare predefinite, reordonare pagini, extragere pagini și salvare ca document nou, eliminare pagini/fișier, evidențierea online stadiu procesare document.

MODUL GDPR

Asigură nativ înregistrarea oricărui eveniment de acces la document operațional sau arhivă sau acțiune de procesare de date în vederea auditării complete. Răspunde la întrebările cine, când, în ce scop a avut acces la un anumit document/informație stocată în sistem. Are implementate politici de tratare auditată a informațiilor care conțin date cu caracter personal și acces securizat/diferențiat la aceste informații.

RAPORTARE ACTIVITĂȚI

Permite generarea și montarea pe dashboard a situațiilor operative implicite respectiv crearea unor noi rapoarte customizate pentru asistarea deciziilor.