Facilitează gestionarea, stocarea, organizarea și accesarea documentelor în format digital. Este utilizat în diverse domenii pentru a înlocui arhivele fizice și pentru a sprijini digitalizarea proceselor administrative.
Servicii disponibile
Asistență Tehnică și Suport:suport@docmanager.ro
Analiză instalare și configurare
Mentenanță
Garanție
BENEFICII
Control sporit: Prin politici de acces și istoricul detaliat al activităților.
Eficiență operațională: Automatizarea proceselor de stocare și organizare.
Trasabilitate și conformitate: Automatizarea proceselor de stocare și organizare.
SECURITATE CIBERNETICĂ
Criptarea sistemului de fișiere;
Drepturi de acces diferențiate;
Posibilitatea de consultare de pe mobil.
Accesul numai pentru utilizatorii autentificați (user / parolă);
Sistem de securitate pe 7 nivele de restricții.
CONFORM CU LEGEA ARHIVĂRII ELECTRONICE
Documentele semnate electronic de titularul dreptului de dispoziție
Se păstrează Fișa de arhivare pe documente
Integrare cu platforme de arhivă acreditate pentru transfer automat documente arhivate electronic.
ARHIVA FIZICĂ
Stocarea nomenclatorului de arhivare Sistemul permite păstrarea nomenclatorului de arhivare, oferind o structură organizată pentru clasificarea documentelor, conform normelor interne.
Salvarea indicativului de îndosariere Fiecare document înregistrat în registratură poate fi marcat cu indicativul de îndosariere corespunzător, asigurând o identificare precisă și facilitând procesul de arhivare.
Constituirea dosarelor pentru documente soluționate Documentele rezolvate din registratura electronică pot fi grupate și organizate în dosare fizice, creând o arhivă completă și bine structurată.
Generarea proceselor-verbale de predare-primire Sistemul permite generarea automată a proceselor-verbale de predare-primire în arhivă. integrității arhivei.
ARHIVA ELECTRONICĂ
Importul documentelor XML cu metadescriptori: Sistemul permite importarea documentelor în format XML, care conțin metadescriptorii fișierelor scanate. Aceștia asigură clasificarea și organizarea automată a documentelor, facilitând accesul rapid la informații.
Indexare manuală a documentelor scanate: Pentru documentele care nu conțin metadescriptori, utilizatorii pot adăuga manual informații relevante, cum ar fi titlul, data, categoria sau alte detalii, asigurând o organizare clară și coerentă.
Căutare avansată după criterii predefinite: Aplicația include un instrument puternic de căutare care permite identificarea rapidă a documentelor din arhivă.
Depunerea automată a cererilor pentru documente:
Cerere de vizualizare: Utilizatorii pot solicita vizualizarea unui document direct din arhivă, fără intervenții suplimentare, simplificând fluxul de lucru.
Cerere de eliberare duplicat: Sistemul permite generarea automată a unei solicitări pentru eliberarea unui duplicat al unui document aflat în arhivă.
Aprobarea manuală a cererilor: Cererile depuse pentru vizualizare sau eliberare duplicat sunt supuse unui proces de aprobare manuală, care asigură respectarea procedurilor interne și protecția documentelor.
RAPOARTE
Arhiva Electronică
Sistemul permite generarea și vizualizarea unui tabel complet obținut din fișierele XML importate, oferind o imagine de ansamblu clară asupra documentelor arhivate.
Permite filtrarea cererilor depuse pentru aprobarea eliberării unui duplicat, facilitând analiza acestora pe criterii diverse.
Permite filtrarea cererilor de aprobare depuse pentru accesul la documente, optimizând procesul de aprobare și audit.
Oferă posibilitatea de a vizualiza cererile aprobate în funcție de utilizatorul care a realizat aprobarea, asigurând transparență în procesul de autorizare.
Un raport detaliat al tuturor documentelor indexate este disponibil, oferind o privire completă asupra arhivei electronice și a documentelor organizate.
Arhiva Fizică
Permite accesarea documentelor fizice asociate cu indicativul de îndosariere din registratura electronică, asigurând legătura între arhiva fizică și cea electronică.
Permite consultarea registrului cu procesele-verbale de predare-primire a documentelor arhivate, asigurând transparență și control asupra fluxului acestora.
Această funcționalitate oferă acces la registrul unităților administrative, facilitând gestionarea documentelor aferente acestora.
Permite consultarea registrului complet al dosarelor fizice din arhivă, asigurând o urmărire eficientă și ordonată a documentelor.
FUNCȚIONALITĂȚI
Integrare cu registratura electronică Sistemul este conectat direct la registratura electronică, facilitând transferul și gestionarea documentelor între cele două module într-un mod rapid și eficient.
Politici de acces personalizate Aplicația permite definirea unor roluri specifice, precum cel de arhivar, care include responsabilități importante
Aprobarea sau respingerea cererilor de vizualizare a documentelor arhivate Această funcționalitate asigură un control strict al accesului și protecția informațiilor sensibile.
Istoric detaliat de acces Fiecare accesare a documentelor arhivate este înregistrată în sistem, păstrând un istoric complet care oferă transparență și posibilitatea auditării activităților.
Înregistrarea cererilor de consultare Toate cererile depuse pentru vizualizarea documentelor din arhiva electronică sunt înregistrate și stocate permanent în sistem, contribuind la trasabilitatea și organizarea proceselor.
Generarea automată a unei biblioteci electronice Sistemul creează automat o bibliotecă electronică ce conține documentele scanate și indexate. Aceasta permite acces rapid, organizare clară și utilizarea eficientă a documentelor digitalizate.
