Modulul se conectează la SPV și preia facturile emise de furnizori într-un format standardizat (XML sau PDF) pe baza setărilor configurabile, cum ar fi perioadele de preluare sau tipologia documentelor
După preluare, facturile sunt validate din punct de vedere al conformității cu reglementările fiscale și interne ale instituției, cum ar fi corectitudinea datelor de identificare ale furnizorilor, sumele și TVA-ul aplicat.
Facturile preluate sunt importate automat în sistemul de management al documentelor (DMS) al instituției, având toate metadatele relevante (data emiterii, număr factură, valoare, etc.) corect asociate pentru o arhivare eficientă.
Documentele sunt indexate automat, facilitând căutarea rapidă a facturilor în funcție de parametri specifici, cum ar fi numărul facturii, data emiterii sau furnizorul.
Modulul poate fi integrat cu sistemele interne de fluxuri de aprobare, astfel încât facturile să fie redirecționate automat către persoanele responsabile pentru validare și plată.
Sistemul generează rapoarte detaliate privind facturile preluate, precum și istoricul procesului de validare și plată, asigurând trasabilitatea completă pentru audituri interne și externe.
